Weg von Excel: ab wann sich eine eigene Fachanwendung rechnet

Viele Schweizer Unternehmen betreiben einen wesentlichen Teil ihres Geschäfts auf geteilten Excel-Dateien. Baustellenplanung, Lagerverwaltung, Kundendatenbank, Fakturierung. Und es funktioniert: das gehört gesagt, denn der Reflex des Informatikers ist, die Tabelle zu verachten, obwohl sie ein echtes Problem gelöst hat, schnell und ohne Budget.

Die Frage lautet also nicht, ob Excel gut oder schlecht ist. Sondern wann es teurer wird als die Alternative.

Die sechs Signale

Wenn Sie drei ankreuzen, lohnt sich die Rechnung:

1. Die Datei hat einen Hüter. Eine Person weiss als Einzige, wie sie funktioniert, und alle warten auf ihre Rückkehr aus den Ferien.
2. Parallele Fassungen kursieren. planung_v4_final_OK_geaendert.xlsx per E-Mail.
3. Sie erfassen doppelt. Derselbe Wert wird zweimal getippt, in die Tabelle und in die Fakturierungssoftware.
4. Niemand weiss, wer was geändert hat. Eine Zeile hat sich geändert, eine Historie gibt es nicht.
5. Fehler kosten Geld. Eine kaputte Formel hat bereits eine falsche Bestellung oder Rechnung ausgelöst.
6. Vom Aussendienst gibt es keinen Zugriff. Ihre Teams notieren auf Papier, abends tippt jemand ab.

Die Rechnung, ganz einfach

Nehmen Sie die Zeit, die pro Woche tatsächlich für diese Handgriffe draufgeht: Doppelerfassung, Korrektur, Suche nach der richtigen Fassung, Rückfragen beim Hüter der Datei.

Fünf Stunden pro Woche zu CHF 80 Vollkosten sind rund CHF 20’000 im Jahr.

Eine gezielte Fachanwendung (die einen Prozess ersetzt, nicht zehn) liegt in der Regel zwischen CHF 15’000 und 40’000. Sie amortisiert sich in Monaten, nicht in Jahren. Und dabei sind die Fehlerkosten noch nicht berücksichtigt, die am schmerzhaftesten und am schwersten zu beziffern sind.

Der klassische Fehler: alles ersetzen wollen

Das Projekt, das scheitert, ist fast immer jenes, das die gesamte Informatik auf einen Schlag ablösen will. Achtzehn Monate Entwicklung, ein verdoppeltes Budget und eine Inbetriebnahme, die niemand auszulösen wagt.

Der Ansatz, der funktioniert, ist umgekehrt:

• Zuerst ein einziger Prozess: der, der am meisten weh tut, und nur er.
• In acht bis zwölf Wochen produktiv, mit echten Nutzern.
• Die übrigen Dateien bleiben derweil bestehen. Migriert wird danach, eine nach der anderen.
• Der Excel-Export bleibt verfügbar. Ihre Teams brauchen ihn für punktuelle Auswertungen; ihn zu entziehen erzeugt unnötigen Widerstand.

Worauf Sie bestehen sollten

Ein schlecht gebautes internes Werkzeug ist schlimmer als eine Tabelle, weil man es nicht mehr umgehen kann. Drei Leitplanken:

• Die Daten bleiben exportierbar. Ohne Ausnahme. Das ist Ihre Versicherung gegen Abhängigkeit.
• Das Werkzeug wird an bestehende Systeme angebunden. Hat Ihre Buchhaltungssoftware eine API, nutzen Sie sie; die Doppelerfassung soll verschwinden, nicht umziehen.
• Die Endnutzer wirken beim Konzept mit. Wer die Tabelle heute füllt, kennt die Sonderfälle, die sonst niemand ahnt. Ohne sie stimmt das Werkzeug auf dem Papier und nicht in der Wirklichkeit.

Der richtige Zeitpunkt

Er kommt nicht mit dem Wachstum. Er kommt, wenn dieselbe Person zum hundertsten Mal einen Handgriff ausführt, den eine Maschine besser könnte, und sich niemand mehr darüber wundert.