Die meisten KMU erneuern ihre Informatik auf die denkbar schlechteste Art: wenn im selben Quartal mehrere Geräte ausfallen. Dann werden zehn identische Rechner in Eile zum vollen Preis gekauft, und fünf Jahre später beginnt dasselbe von vorn.
Es geht günstiger.
Rollierend schlägt Komplettaustausch
20 % des Parks pro Jahr zu ersetzen statt 100 % alle fünf Jahre ändert drei Dinge:
- Die Liquidität wird geglättet. Eine planbare Jahresausgabe ersetzt eine Spitze, die selten günstig fällt.
- Ausfälle laufen nicht mehr synchron. Am selben Tag gekaufte Geräte altern gemeinsam: die Datenträger gehen im selben Zeitfenster, die Akkus ebenfalls.
- Freigewordene Geräte leisten weiter. Die alte Entwicklermaschine wird zum Empfangs- oder Werkstattrechner. Ein guter Teil eines Parks muss nicht aktuell sein.
Was den Ersatz wirklich auslöst
Nicht das Alter. Ein sechs Jahre altes Gerät mit SSD und 16 GB genügt für Büroarbeit vollauf. Die echten Signale:
- Der Datenträger ist mechanisch. Der einzige Fall, in dem sich der Ersatz sofort rechnet. Der Wechsel auf eine SSD verkürzt die Startzeit oft um den Faktor fünf und ist günstiger als das neue Gerät, das man erwog.
- Der Arbeitsspeicher ist am Anschlag. Öffnen Sie mittags den Task-Manager. Dauerhaft über 85 % heisst: die Person wartet mehrmals pro Stunde auf ihren Rechner.
- Das Betriebssystem ist ohne Support. Keine Sicherheitsupdates, keine Diskussion: eine offene Tür und ein Compliance-Problem.
- Die Hardware blockiert eine Fachanwendung. Eine neue Version verlangt eine Konfiguration, die das Gerät nicht hat.
Trifft keiner der vier Punkte zu, ist der Ersatz Komfort, kein Bedarf.
Das passende Gerät, nach Einsatz
Für alle dasselbe Gerät zu kaufen ist einfach und teuer. Drei Profile decken die grosse Mehrheit der KMU ab:
| Profil | Worauf es ankommt | Was nichts bringt |
|---|---|---|
| Büro, Buchhaltung | SSD, 16 GB, guter Bildschirm | Dedizierte Grafik, Spitzenprozessor |
| Rechenintensiv (CAD, Video, Entwicklung) | Prozessor, ab 32 GB, GPU je nach Software | Kompaktbauweise |
| Aussendienst | Laufzeit, Gewicht, Robustheit, 4G | Maximale Leistung |
Der häufigste Fehler ist, beim Bildschirm zu sparen. Eine Mitarbeiterin sitzt sieben Stunden täglich davor: ein guter 27-Zöller kostet weniger als ein Arbeitstag, der in Ermüdung und gestapelten Fenstern verloren geht.
Was vor der Bestellung zu prüfen ist
- Eine echte Bestandsaufnahme. Marke, Alter, Datenträger, Speicher, Garantie. Die Hälfte der Betriebe hat keine, und findet beim Erstellen drei Geistergeräte.
- Die laufenden Lizenzen. Was am Gerät hängt und was der Person folgt.
- Lokale Daten. Was nicht auf dem Server oder in der Cloud liegt, verschwindet mit dem Gerät. Dort gehen Jahre an Dateien verloren.
- Vor-Ort-Garantie. Bei einem kritischen Arbeitsplatz schlägt ein Einsatz am Folgetag den dreiwöchigen Reparaturversand.
Die ehrliche Rechnung
Ein solides Bürogerät liegt zwischen CHF 900 und 1’400 inklusive Bildschirm und hält fünf bis sieben Jahre. Auf den Monat gerechnet ist das weniger als ein Handyabo: für ein Werkzeug, das täglich sieben Stunden im Einsatz ist.
Die Frage lautet also nie «können wir noch ein Jahr warten». Sie lautet: «wie viel Zeit pro Woche kostet dieses Gerät die Person, die damit arbeitet».
